Sprawne procesy księgowe wspierają biznes

Specjalizujemy się w poniższych obszarach:

• outsourcing księgowości, finansów, hr, controllingu
• audyt procesów zarządczych
• budowanie i restrukturyzacja działów księgowości i finansów
• interim-management
• rozwój księgowości w ramach cloud-computingu
• księgowość produktowa (SPV, przygotowanie spółek do sprzedaży)

Trzy filary skutecznego outsourcingu księgowości:

• workflow
• archiwizacja
• e-services (e-księgowość, e-hr, e-payroll)

Czwarty, złoty filar outsourcingu księgowości:

• kontroling finansowy
• kontroling operacyjny
• Audyt procedur

Aby zapoznać się z poszczególnymi usługami zapraszamy do zakładek obok

Outsourcing księgowości

e-księgowość w trzech filarach

Świadczymy innowacyjne usługi outsourcingowe polegające na ucyfrowieniu dokumentacji księgowej i dalszej jej obsłudze w formie elektronicznej. Dzięki temu obniżamy koszt usługi, zwiększamy komfort klienta w dostępie do ksiąg, eliminujemy ryzyko zagubienia lub pominięcia dokumentów oraz skracamy czas realizacji zleceń. Nasze rozwiązania są zgodne z polskimi przepisami o rachunkowości. Usługi kierujemy do małej i średniej wielkości przedsiębiorstw. Dostarczamy narzędzia do efektywnego zarządzania obiegiem dokumentacji w firmie (workflow) oraz archiwizacji, przy jednoczesnym przejęciu przez nas najtrudniejszych i najbardziej specjalistycznych zadań księgowych, takich jak: kalkulacje podatków, prowadzenie ewidencji księgowych, sprawozdawczości, etc. Wszystko to odbywa się w przyjaznym środowisku informatycznym. Nazywamy to trzema filarami dobrego outsourcingu księgowości:

• obieg dokumentacji (workflow)
• archiwizacja
• e-księgowość

Każdy z filarów jest jednocześnie odrębną usługą. Dwa pierwsze filary mogą być zarówno przejęte przez nas, jak również realizowane przez samych klientów w ramach struktur wewnętrznych, po ówczesnym udostępnieniu przez nas narzędzi oraz przeprowadzeniu niezbędnych szkoleń. Trzeci filar, e-księgowość, należy zawsze do naszych obowiązków i jest realizowany w formie ksiąg elektronicznych.

Powyższa trój-filarowa struktura outsourcingu księgowości jest wynikiem naszego ponad dziesięcioletniego doświadczenia w pracy na stanowiskach głównego księgowego, kontrolera finansowego oraz dyrektora finansowego.

Workflow - księgowość zawsze pod ręką

Workflow jest jednym z trzech filarów dobrego outsourcingu księgowości. Jego celem jest przeprowadzenie dokumentacji przez wszystkie niezbędne etapy poprzedzające ostateczne zaksięgowanie. Jest to najważniejszy etap w całym procesie księgowania, od którego zależy jakość ksiąg rachunkowych, wiarygodność raportowania oraz kontrola procesów zarządzania.

Dokumentacja po ucyfrowieniu na tzw. "recepcji księgowej" jest kierowana do osób odpowiedzialnych za określony koszt celem weryfikacji i zatwierdzenia merytorycznego. Nadawane są dodatkowe kategorie, np. MPK, projekt, kategoria budżetowa, centrum kosztowe, etc. Po zatwierdzeniu dokument trafia do osób zatwierdzających koszty. Następnie do płatności i ostatecznie do księgowości, gdzie jest finalnie zatwierdzany i księgowany. Nasze innowacyjne rozwiązania to:

• wygoda - dokumenty księgowe są procesowane wstępnie na "recepcji" a następnie przesyłane do innych użytkowników, którzy otrzymują e-mailowe powiadomienie o nowych dokumentach. Logowanie do portalu możliwe jest z dowolnego miejsca na ziemi, pod warunkiem posiadania dostępu do internetu. Po zalogowaniu użytkownik dokonuje przewidzianych dla niego czynności. Następnie dokument trafia do kolejnych etapów.
• pełny dostęp - użytkownicy mają wgląd w skan dokumentów. Mogą dodać komentarz lub otworzyć dyskusję (np. gdy dokument wymaga dalszych wyjaśnień)
• kontrola procesu - dokument musi przejść wszystkie etapy zanim trafi do płatności i księgowania
• szybkość - użytkownicy mają możliwość wyznaczania zastępstw pod nieobecność, dzięki czemu nie ma przestojów z tego wynikających i opóźnień w przekazaniu dokumentów do księgowości.
• ergonomia - system inteligentnie komunikuje się z użytkownikiem. Wszystko ma na celu ograniczenie czasu interakcji przy maksymalizacji efektu. Powiadomienia o nowych dokumentach są przesyłane zbiorczo, aby nie obciążać skrzynki pocztowej za każdym razem, gdy pojawia się nowe zdarzenie.

Obieg dokumentacji jest usługą, która nie może być w odbyć się bez udziału klienta. Nasza rola sprowadza się do dostarczenia narzędzi, przeprowadzenia stosownych szkoleń oraz wsparcia pracowników "recepcji księgowej". Istnieje możliwość świadczenia usług wprowadzania dokumentacji na poziomie "recepcji księgowej" w ramach kompleksowej obsługi biurowej.

Archiwum - właściwe miejsce dla ksiąg papierowych

Archiwizacja dokumentacji prowadzona w ramach koncepcji trójfilarowego outsourcingu księgowości polega na archiwizowaniu dokumentu na samym początku - zanim trafi do obiegu w firmie. Archiwizacja ma przede wszystkim na celu zabezpieczenie oryginalnych, papierowych dokumentów przed ich zniszczeniem lub zaginięciem. Realizujemy to na tzw. "recepcji", gdzie dokument po ucyfrowieniu trafia do dalszego obrotu w formie elektronicznej a oryginał po nadaniu sygnatur jest archiwizowany. Zalety usługi:

• ograniczenie ryzyka zagubienia dokumentów księgowych. Dokumenty nie wychodzą poza "recepcję"
• dokumenty wprowadzane są do obiegu wewnątrz firmy w formie elektronicznej
• dokumentacja papierowa jest sygnaturowana oraz archiwizowana w ściśle określony sposób

Archiwizacja realizowana jest przez pracowników klienta po ówczesnym dostarczenie przez nas narzędzi oraz przeprowadzeniu stosownych szkoleń pracowników "recepcji". Udzielamy też aktywnego wsparcia w trakcie świadczenia usług księgowych oraz dokonujemy okresowych audytów nadzorujących właściwy przebieg procesów archiwizacyjnych. Istnieje również możliwość świadczenia usług archiwizacji przez nasz zespół w ramach kompleksowej obsługi biurowej.

Audyt procedur

Przeprowadzamy audyty w poniższych obszarach:

• zarządzanie procesami finansowymi;
• zasady obrotu gotówką, korzystania z kart płatniczych, dokonywania płatności;
• procedury weryfikacji i akceptacji kosztów;
• racjonalność wydatków;
• procedury dotyczące podróży służbowych
• testy hierarchii zatwierdzania wydatków służbowych;
• nadzór nad dokumentacją;
• nadzór nad czasem pracy;
• kontrola absencji w pracy oraz wykorzystywania urlopów;
• kontrola pozapłacowych świadczeń pracowniczych;
• określanie rodzajów ryzyka dla poszczególnych stanowisk kierowniczych;

Audyty procedur mają na celu wykrycie ryzyk i słabych punktów systemu kontroli wewnętrznej, w szczególności "gorących" (istniejących) lub "zimnych" (potencjalnych) zagrożeń. Następnie sugerowane są działania w celu likwidacji nie tylko "gorących" zagrożeń, jak również "zimnych", które najczęściej ujawniają się dopiero w sytuacji kryzysowej. Zamierzone efekty to poprawa systemu kontroli wewnętrznej, podniesienie morale zespołu, budowanie wizerunku organizacji etycznej, usprawnienie procesów, a w ostatecznym rezultacie poprawa wyników biznesowych. Z naszych obserwacji wynika, że np. już samo systematyczne dostarczanie menedżerom raportów dotyczących kosztów ponoszonych przez nich lub ich działy, wpływa na zmniejszenie poziomu dokonywanych wydatków, nawet jeśli nie są podejmowane żadne dodatkowe działania ograniczające.

Trójfilarowy e-HR dla Ciebie i dla Twoich pracowników

e-HR jest jedną z naszych usług zbudowanych w oparciu o zasadę trzech filarów dobrego outsourcingu. Podobnie jak w e-księgowości wykorzystujemy ucyfrowienie dokumentacji, archiwizację i obieg elektroniczny w celu usprawnienia procesów HR w Twojej firmie. Komfort tych rozwiązań jest odczuwalny dla każdego: dla pracownika, właściciela, szefa HR.

Użytkownicy mają dostęp do swojej dokumentacji za pośrednictwem loginu oraz hasła. Ergonomiczne i przyjazne środowisko informatyczne towarzyszy nowym pracownikom już od pierwszego ich kroku w Twojej firmie. Kwestionariusze osobowe on-line, gotowe wydruki skierowań na badania wstępne, szkolenia BHP, składanie online wniosków urlopowych, zwolnień lekarskich to tylko kilka przykładów. Dostęp do konta jest na wzór dostępu do konta bankowego. Po zalogowaniu można przejrzeć historię wynagrodzeń, wygenerować zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu oraz czerpać z bogatej bazy wzorców i raportów pracowniczych, w tym większości interaktywnych. Cała komunikacja w sprawach HR odbywa się w ten właśnie sposób. System intuicyjnie podpowiada, co należy zrobić w określonej sytuacji.

Użytkownik może w swoim panelu nie tylko załatwić sprawy kadrowe. Może również wygodnie rozliczyć krajowe i zagraniczne wyjazdy służbowe, złożyć wniosek o zaliczkę lub ją rozliczyć. Ma też dostęp do szeregu dodatkowych ustawień swojego konta - na przykład alertów e-mailowych dotyczących nieobecności w pracy wybranych współpracowników.

e-wynagrodzenia - prostota i wygoda

e-wynagrodzenia to kalkulacja wynagrodzeń oraz bezpieczna wysyłka pocztą e-mailową list płac do szefów HR oraz pasków płacowych do pracowników. Każdy pasek płacowy jest zabezpieczony hasłem oraz zaszyfrowany wg standardu AES (256bit), co uniemożliwia dostęp osobom niepowołanym. Pracownicy razem z paskiem płacowym otrzymują raport RMUA. Układ samego paska dopracowaliśmy tak, aby był przejrzysty i zrozumiały dla każdego, nie tylko dla specjalistów HR i księgowości. Mailing pasków płacowych odbywa się natychmiast po zatwierdzeniu wynagrodzeń przez przełożonych. Dla pracowników jest to dobry sygnał i oznacza, że ich wynagrodzenia są w drodze na konto bankowe. Szyfrowanie całej komunikacji z pracownikami zabezpiecza przed niepowołanym dostępem innych osób, na przykład, gdy udostępniamy skrzynkę pocztową współpracownikom pod naszą nieobecność lub gdy jest przekierowana. E-wynagrodzenia mogą być częścią usługi e-HR. To daje dostęp do historii wynagrodzeń oraz szeregu dodatkowych ustawień.

Księgowość produktowa SPV'ów

Inwestycje realizowane w formie SPV wiążą się ze sprzedażą spółki w przyszłości docelowemu inwestorowi. Księgowość takich spółek musi spełniać wiele dodatkowych wymogów, gdyż dodatkowo jest częścią produktu i wpływa na wartość dodaną inwestycji. Inwestor kupujący SPV przejmuje obowiązki i ryzyka płynące ze zdarzeń historycznych. Często przejmuje prawo do odliczenia VAT, będzie dokonywał amortyzacji inwestycji, oraz rozliczał stratę podatkową z lat wcześniejszych. Mając na uwadze powyższe wymogi nasza oferta obejmuje szereg usług produktowych:

• Zagwarantowanie pełnej historii i spójności operacji księgowych
• Data room z dokumentacją księgową
• Przyjazne środowisko do audytów inwestorskich i due-dilligence
• Budowanie outsourcingu księgowości przy założeniu możliwości przekazania w przyszłości kompletnego, wdrożonego systemu księgowego, procesów i procedur, nowemu inwestorowi, z gwarancją jakości

Kontroling finansowy - czyli odpowiedź na pytanie, jak się ma Twój biznes

Kontroling finansowy należy do rodziny usług dodanych. Nazywamy je "złotym filarem" dobrego outsourcingu księgowości. Prawidłowa realizacja trzech podstawowych filarów, tj. archiwizacji, obiegu dokumentacji oraz e-księgowości, umożliwia spojrzenie dalej w poszukiwaniu odpowiedzi na wiele kluczowych pytań:

• czy zarabiamy?
• gdzie ponosimy straty?
• czy wszystkie nasze koszty są pod kontrolą?

Z naszych wieloletnich doświadczeń w pracy na stanowiskach kontrolera finansowego, głównego księgowego i dyrektora finansowego wiemy, że dobry raporting finansowy jest możliwy tylko wtedy, gdy mamy dobrze prowadzone księgi rachunkowe. Dlatego nasza filozofia to trzy filary skutecznego outsourcingu księgowości oraz czwarty, złoty filar raportingu, który dostarcza cenne informacje tym, którzy ich potrzebują w biznesie, czyli właścicielom i menedżerom. Aby to było możliwe nasze usługi cechuje:

• wielowymiarowość księgowań;
• rachunek zysków i strat porównany do budżetu;
• sprawozdanie z przepływów środków pieniężnych;
• plan kluczowych czynników sukcesów (KPI);
• prezentacje wyników dla wszystkich osób odpowiedzialnych za budżet;
• pełen dostęp do składowych poszczególnych pozycji rachunku wyników;
• zrównoważona karta oceniającą poszczególne projekty, biznesy;
• rentowność klientów / projektów;
• wyliczenie kosztów i przychodów na pracownika;
• analiza kowenantów kredytowych;
• analiza CAPEX do budżetu;
• sprawne ocenianie projektów finansowych;
• informacja na temat należności do sprzedawcy;
• i wiele innych, w zależności od potrzeb prowadzonego biznesu;

Zapraszamy do zapoznania się z prezentacją naszej oferty kontrolingu w zakładce PREZENTACJE: Controlling ENG

Kontroling operacyjny

Zapraszamy do zapoznania się z prezentacją naszej oferty kontrolingu w zakładce PREZENTACJE: Controlling ENG

Interim-management

Usługa adresowana jest do firm, które:

• planują restrukturyzację działów księgowości i finansów;
• występują czasowe lub niespodziewane braki w obsadzeniu stanowisk kierowniczych (np. główny księgowy, kontroler finansowy, dyrektor finansowy);
• planują fuzję spółek, wejście na giełdę lub inne strategiczne ruchy;
• planują wdrożyć nowy projekt lub przeprowadzić określony proces (np. budżetowanie);
• skala działalności nie wymaga lub nie pozwala na obsadzenie pełnoetatowego stanowiska;
• planują restrukturyzację działu księgowości lub finansów.

Praktycznie każda firma potrzebuje dobrze i sprawnie funkcjonującej komórki finansowo – księgowej. O ile rozwiązania outsourcingu księgowości są bardzo powszechne w zakresie obsługi podatkowo – rachunkowej, o tyle funkcje kontrolingowe i finansowe są dość często pomijane. Im mniejsza firma, tym mniejsza świadomość znaczenia tych funkcji. Nierzadko przyczyną tego jest ograniczony budżet, uniemożliwiający zatrudnienie wysokiej klasy specjalistów. Najgorszym błędem jest jednak ignorowanie tej potrzeby, niekiedy w myśl przekonania, iż właściciele, wspólnicy świetnie sami sobie z tym poradzą. To najczęstsza przyczyna niepowodzenia. Utrata możliwości rozwoju, spadek zysków, wzrost kosztów i ostatecznie utrata płynności finansowej są schematem, który dotyka firmy bez nadzoru finansowego. Rozwiązaniem tego problemu, oferowanym przez nasze biuro, jest zatrudnienie nadzoru finansowego lub księgowego w ograniczonym wymiarze czasowym lub w ramach pełnego outsourcingu księgowości. Proponujemy trzy formy współpracy:

• czasowe oddelegowanie głównego księgowego / dyrektora finansowego do przeprowadzenia niezbędnych zmian i restrukturyzacji w możliwie najkrótszym czasie;
• stały nadzór finansowy w ramach outsourcingu funkcji głównego księgowego / dyrektora finansowego przy pozostawieniu pozostałych zasobów w ramach struktur klienta;
• pełny outsourcing księgowości, kontrolingu i finansów w ramach kompleksowej oferty naszego biura.